Prag pleqërie, koha e plotësimit të formularit një vit përpara
fabiola Çela
Personat që janë në prag pleqërie duhet të plotësojnë një vit përpara kërkesën për të përfituar pension. Së bashku me kërkesën, individët duhet të dorëzojnë edhe disa dokumente si fotokopje e librezës së punës, certifikatë lindjeje etj. Gazeta boton të plotë të gjithë rregulloren e re të ISSH-së, e cila përmban procedurat e reja që duhet të ndiqen për caktimin, administrimin dhe pagesën e pensioneve. Kjo rregullore ka hyrë në fuqi që nga data 21 tetor 2008. Sipas rregullores së re, personat që duan të marrin pension të plotë pleqërie, duhet të aplikojnë pranë agjencive lokale të sigurimeve shoqërore. Kërkesa e tyre duhet të kryhet një vit përpara arritjes së moshës për daljen në pension. Personat duhet të plotësojnë një kërkesë paraprake për pension për të dorëzuar fotokopje të librezës së punës, për të deklaruar historikun e punës. Duke pasur parasysh faktin se afati i caktimit të pensionit 45 ditë pas pranimit të kërkesës dhe dokumenteve për pension, një aplikim i tillë 12 muaj përpara mbushjes së moshës do të ndihmonte si aplikuesit për të plotësuar dokumentacionin, ashtu edhe strukturat të ISSH-së për verifikim. Plotësimi i kësaj kërkese një vit përpara mbushjes së moshës ka shumë rëndësi për të dy palët, si për administratën e sigurimeve shoqërore, e cila fiton kohë për të caktuar pensionet dhe nga ana tjetër edhe për pretendentët për pension, të cilët e përfitojnë menjëherë pensionin e pas mbushjes së moshës. Dokumentacioni i vjetërsisë në punë ka nevojë të verifikohet në burim në origjinë, pra të bëhen akt verifikime të regjistrave themeltarë, të borderove etj., verifikime të cilat duhet të kryhen në rrethe të ndryshme atje ku është dokumentacioni, me qëllim që të koordinohen, të monitorohen, të mos vonohen verifikimet është krijuar një post i ri pune që është ai i Inspektorit të Përgjithshëm Koordinues. Kërkesa për pension plotësohet në Agjencinë lokale të Sigurimeve Shoqërore nga vetë personi ose i autorizuari i tij me prokurë të posaçme, në prani të pritësit, në tri kopje, nga të cilat kopja e parë shoqëron dosjen, kopja e dytë i jepet personit dhe kopja e tretë mbetet në ALSSH, duke u ruajtur për një periudhë kohe deri në një vit. Fletë-kërkesa në këtë moment shërben edhe si fletë inventari e dokumenteve që dorëzohen. Përgjegjësi i Agjencisë, pasi i merr në dorëzim dosjet nga inspektorët pritës, i regjistron në regjistrin e kërkesave për pension dhe përgatit shkresën shoqëruese drejtuar DRSSH-së. Inspektori përpunues, brenda ditës së nesërme të punës nga marrja e dosjes për përpunim, kontrollon dhe krahason dokumentet që janë regjistruar në kërkesën për pension me dokumentet që ka dosja. Pas verifikimit të dokumenteve, inspektori përpunues, pas përfundimit të llogaritjes së pensionit, plotëson vendimin e caktimit të pensionit, fletën e llogaritjes së pensionit, fletën e kartelizimit të programit të pensioneve, kartelën financiare, urdhër-pagesën, librezën e pensionit, vendimin e shkurtuar, formularin me 36 pagat.
RREGULLORE
"PËR CAKTIMIN, ADMINISTRIMIN DHE PAGESËN E PENSIONEVE"
Në mbështetje të ligjit nr.7703, datë 11.5.1993 "Për Sigurimet Shoqërore në Republikën e Shqipërisë", neni 74, shkronja "e", Këshilli Administrativ i ISSH-së, nxjerr këtë rregullore për caktimin, administrimin dhe pagesën e pensioneve:
I. KËRKESA PËR PENSION
I.A Kërkesa për pension pleqërie
I.A.a Kërkesa paraprake për pension pleqërie
1. Për të përfituar të gjitha llojet e pensioneve të pleqërisë, që parashikohen në ligjin nr. 7703, datë 11.5.1993 "Për Sigurimet Shoqërore në Republikën e Shqipërise", personi i interesuar, fillimisht, 1 vit para se t'i lindë e drejta për pension, duhet të paraqesë kërkesë paraprake me shkrim pranë Agjensisë Lokale të Sigurimeve Shoqërore (ALSSH), tek inspektori pritës (formulari tip i kërkesës paraprake për pension pleqërie është bashkëlidhur dhe pjesë e kësaj rregulloreje). 2. Kur personi që do të fillojë procedurën e kërkesës paraprake, paraqitet për herë të parë tek inspektori pritës i ALSSH-së, ky i fundit, krahas sqarimeve ligjore, është i detyruar ta pajisë të interesuarin me formularin e dokumenteve që duhet të paraqesë për efekt pensioni (bashkëlidhur formulari tip).
3. Kërkesa paraprake plotësohet në ALSSH nga vetë personi ose i autorizuari prej tij me prokurë të posaçme, në prani të inspektorit pritës. Kjo kërkesë plotësohet në dy kopje, nga të cilat, kopja e parë shoqëron dosjen e përpiluar sipas pikës 5.5 të këtij kapitulli dhe kopja e dytë i jepet personit.
4. Dokumentet e nevojshme që shoqërojnë kërkesën paraprake per pension janë:
- Fotokopje e librezës së punës, në mungesë të saj, deklaratë personale për vitet e punës (formulari
tip bashkëlidhur);
- Çertifikatë lindjeje me fotografi;
- Çertifikatë martese për kërkueset femra.
5. Inspektori pritës ka për detyrë dhe mban përgjegjësi për:
5.1 Informimin e të interesuarit për kohën e saktë se kur i lind e drejta për pension si dhe procedurën që duhet ndjekur pas dorëzimit të dokumenteve paraprake;
5.2 Kontrollin e kërkesës dhe të dokumenteve të paraqitura, të cilat pasi i kontrollon, i vulos me vulën personale dhe i nënshkruan;
5.3 Regjistrimin e kërkesës në librin e pritjes në rubrikën "Kërkesa paraprake për pension", dhe më pas vendosjen në kërkesë të datës së marrjes në dorëzim, vendosjen si numër të numrit që ka kjo kërkesë në librin e pritjes (modeli i librit të pritjes bashkëlidhur);
5.4 Pajisjen e të interesuarit ose personit të autorizuar me prokurë të posaçme me një kopje të kërkesës së nënshkruar dhe të vulosur me vulën personale të inspektorit;
5.5. Krijimin e dosjes me dokumentet e kërkuesit të pensionit, në kapakun e së cilës shënohet numri i kërkesës, emri, atësia, mbiemri, adresa e plotë e kërkuesit, Numri i Sigurimit Shoqëror;
5.6 Dorëzimin në fund të ditës të kërkesave me dokumentet shoqëruese te Përgjegjësi i Agjensisë; Moskryerja e detyrave të parashikuara në këtë pikë, konsiderohet shkelje disiplinore, sipas rregullores së personelit të ISSH-së, pika V.1.c "Moszbatimi i dispozitave ligjore në përmbushjen e detyrave funksionale"dhe ndaj inspektorit pritës merren masa disiplinore sipas kapitullit V, pika 2 - te e Rregullores së personelit të ISSH-së.
6. Përgjegjësi i Agjensisë, pasi kontrollon procedurat, merr në dorëzim kërkesat dhe dokumentet shoqëruese dhe i regjistron në regjistrin përkatës (bashkëlidhur rregullores).
7. Përgjegjësi i ALSSH-së një herë në javë, sipas grafikut të miratuar nga DRSSH-ja, dosjet e pranuara i dorëzon në DRSSH me protokoll të rregullt, me shkresë përcjellëse (sipas modelit bashkëlidhurkësaj rregulloreje).
8. Për ALSSH-të e qyteteve ku kanë selitë DRSSH-të, dorëzimi bëhet çdo ditë me postë.
9. Në DRSSH, dokumentet së bashku me kërkesat paraprake për pension, protokollohen dhe i kalohen Drejtorit të DRSSH-së, i cili i adreson te Kryetari i Degës së Përfitimeve.
10. Kryetari i Degës së Përfitimeve, pasi bën regjistrimet përkatëse në një regjistër tip, (bashkëlidhur rregullores), i kalon dokumentet për verifikim. Kur verifikimi duhet të bëhet jashtë DRSSHsë, shkresa përcjellëse e kërkesës për verifikim nënshkruhet nga Drejtori i DRSSH-së dhe përmes zyrës së protokollit i dërgohet me postë DRSSH-se përkatëse. Kur verifikimi duhet të bëhet brenda DRSSH-së, Kryetari i Degës së Përfitimeve ia kalon Përgjegjësit të Sektorit të Arkivës për verifikim, sipas rastit në arkivën e DRSSH-së ose në ASHV-të apo në subjektet që kanë aktivitet brenda territorit të kësaj DRSSH-je. Afati i verifikimit në këtë rast është 30 ditë kalendarike.
11. DRSSH-ja pritëse fillon procedurat e verifikimit. Afati për çdo rast verifikimi dhe i kthimit të përgjigjes DRSSH-se kërkuese është 60 ditë kalendarike.
12. Procedurat e verifikimeve janë të njëjta me ato të parashikuara në Kapitullin II që vijon, "Kërkesa për pension".
13. Kryetari i Degës së Përfitimeve përgatit shkresën përcjellëse, e cila pas nënshkrimit nga Drejtori i DRSSH-së, së bashku me dokumentet dhe akt verifikimet e bëra, i adresohet ALSSH-së. Për rastet kur si rezultat i verifikimeve nuk konfirmohet vjetërsia në punë, shkresa përcjellëse e nënshkruar nga Drejtori i DRSSH-së i adresohet edhe personit të interesuar, duke iu bërë e ditur nëpërmjet ALSSH-së (bashkëlidhur shkresa tip).
14. Përgjegjësi i ALSSH-së, ku është paraqitur kërkesa paraprake, ruan në një dosje me ngjyrë të ndryshme nga ato të dosjeve të kërkesave për pension:
- Kërkesën paraprake;
- Dokumentet shoqëruese;
- Akt verifikimet e kryera.
15. Përgjegjësi i ALSSH-së i kthen përgjigje kërkuesit mbi konfirmimin e vjetërsisë në punë në përgjigje të kërkesës paraprake.
I.A.b Kërkesa për pension pleqërie, dokumentacioni dhe procedurat administrative
1. Pensionet e pleqërisë të të gjitha llojeve që parashikon ligji nr.7703, datë 11.5.1993 "Për Sigurimet Shoqërore në Republikën e Shqipërisë", i ndryshuar, caktohen në bazë të kërkesës me shkrim (sipas formularit tip bashkëlidhur) dhe dokumentave të përcaktuara në këtë rregullore.
2. Kur personi, që do të fillojë procedurën e kërkesës për pension, paraqitet për herë të parë, inspektori pritës i ALSSH-së, krahas sqarimeve ligjore, është i detyruar ta pajisë të interesuarin me formularin e dokumenteve që duhet të paraqesë për efekt pensioni (bashkëlidhur kësaj rregulloreje, formulari tip).
Gjithashtu, inspektori pritës e informon të interesuarin se kur i lind e drejta për pension, si dhe për procedurën që do të ndiqet me dokumentet për pension.
3. Kërkesa për pension plotësohet në ALSSH nga vetë personi ose i autorizuari i tij me prokurë të posaçme, në prani të pritësit, në tri kopje, nga të cilat kopja e parë shoqëron dosjen, kopja e dytë i jepet personit dhe kopja e tretë mbetet në ALSSH, duke u ruajtur për një periudhë kohe deri në një vit. Fletë kërkesa në këtë moment shërben edhe si fletë inventari e dokumenteve që dorëzohen.
4. Kërkesa së bashku me dokumentet paraqiten në ALSSH-të e vendbanimit, sipas gjendjes civile të personit që kërkon të dalë në pension.
5. Inspektori pritës në ALSSH është përgjegjës për:
5.1 Pajisjen e kërkuesit ose të autorizuarit me prokurë me formularin e dokumenteve që duhet të paraqesë për efekt pensioni, sqarimet ligjore, informimin se kur i lind e drejta për pension si dhe procedurën që duhet të ndiqet me dokumentet për pension;
5.2 Kontrollin nëse dokumentet e paraqitura për pension pleqërie janë të plota, të plotësuara në të gjitha rubrikat, nëse kanë ose jo korrigjime, të meta, mangësi etj. dhe nëse të gjitha dokumentet janë të regjistruara në kërkesë;
5.3 Procedura e pranimit dhe e regjistrimit të kërkesës për pension nuk fillon, nëse nuk paraqiten dokumentet përjashtuese, siç janë çertifikatat e gjëndjes civile, lindjes, familjare, të martesës, vdekjes;
5.4 Sqarimin e të interesuarit, kur dokumentet kanë të meta ose nuk janë të plota.
Inspektori pritës ndjek këtë procedurë:
- Harton procesverbalin në dy kopje, një për personin kërkues e një që do të mbetet në ALSSH.Në procesverbal, përveç listimit të dokumenteve të paraqitura, përshkruhen të metat e dokumenteve ose
dokumentet që mungojnë dhe pasqyrohet fakti pse dokumentet i kthehen personit. Pasi lexohet procesverbali, nënshkruhet nga inspektori pritës dhe nga personi që paraqet kërkesën për pension ose i autorizuari me prokurë të posaçme.
- Bën regjistrimin në librin e pritjes në rubrikën "Dokumente për pension, me të meta" ose në rubrikën "Dokumente për pension, të paplota", si dhe shënimin që dokumentet i kthehen personit.
5.5 Vendosjen e datës së marrjes në dorëzim në fund të fletës së kërkesës, nënshkrimin (me emër, mbiemër e firmë) dhe vulosjen me vulën personale.
5.6 Regjistrimin e kërkesës në librin e pritjes në rubrikën "Kërkesa për pension" dhe pajisjen e kërkuesit ose të autorizuarit me prokurë me një kopje të kërkesës, një kopje mbahet në ALSSH, kurse tjetra shoqëron dosjen me dokumentet e paraqitura nga personi.
5.7 Shënimin në kapakun e parë të dosjes të numrit të kërkesës, emrit, atësisë, mbiemrit, adresën e plotë të kërkuesit dhe Numrin e Sigurimit Shoqëror.
5.8 Dorëzimin në fund të ditës së punës të dosjeve te Përgjegjësi i Agjensisë.
6. Përgjegjësi i Agjensisë, pasi i merr në dorëzim dosjet nga inspektorët pritës, i regjistron në regjistrin e kërkesave për pension dhe përgatit shkresën shoqëruese drejtuar DRSSH-së (shkresa përcjellëse tip bashkëlidhur rregullores).
7. ALSSH, një herë në javë, me protokoll ose me postë, dorëzon pranë DRSSH-së, sipas grafikut të miratuar nga kjo DRSSH, dosjet e pranuara.
8. Për ALSSH-në e qytetit ku ka selinë DRSSH-ja, dorëzimi bëhet çdo ditë me postë ose me protokoll.
9. Në DRSSH, dokumentet, së bashku me kërkesat për pension protokollohen në një protokoll të veçantë nga protokolli i DRSSH-së dhe i kalohen Drejtorit të DRSSH-së, i cili i adreson tek Inspektori i përgjithshëm koordinues dhe ky i fundit brenda ditës së nesërme të punës ia dorëzon Kryetarit të Degës së Përfitimeve. Inspektori i përgjithshëm koordinues është në varësi direkte të Drejtorit të DRSSH-së dhe ka për detyrë të mbajë protokollin e veçantë të dokumenteve për pension që vijnë nga ALSSH-të.
10. Kryetari i Degës së Përfitimeve, pasi bën regjistrimet përkatëse në një regjistër tip, (bashkëlidhur), ia kalon dokumentet inspektorëve përpunues, brenda ditës së nesërme të punës, nga marrja në dorëzim. Në fletën shoqëruese të dosjes së pensionit, në rubrikën përkatëse, Kryetari i Degës së Përfitimeve vendos datën e dhënies për përpunim inspektorit përkatës (emër, mbiemër) dhe kjo fletë nënshkruhet nga të dyja palët.
11. Inspektori përpunues, brenda ditës së nesërme të punës nga marrja e dosjes për përpunim, kontrollon dhe krahason dokumentet që janë regjistruar në kërkesën për pension me dokumentet që ka dosja dhe ndërmerr këto veprime:
a) Kur me dokumentet që janë në dosje nuk mund të llogarisë pensionin, sepse dosja ka mangësi, bën shënimet në rubrikën "vërejtje" të fletës shoqëruese të dosjes së pensionit dhe në të njejtën kohë e dorëzon dosjen te Kryetari i Degës së Përfitimeve duke vendosur datën e kthimit dhe duke e nënshkruar. Përgjegjësia për kthimin e dokumenteve në këtë rast është e inspektorit pritës, numri i dosjeve të kthyera dhe arsyet e kthimit janë dy nga treguesit e monitorueshëm të punës së inspektorëve pritës.
b) Përgatit kërkesën për verifikim drejtuar zyrës së Numrit të Sigurimit Shoqëror në ISSH, për të verifikuar nëse personi është pajisur me Numër Sigurimi Shoqëror dhe të dhënat e identitetit të personit.
c) Kur duhen bërë verifikime jashtë territorit të DRSSH-së, inspektori përpunues përgatit shkresën përcjellese, ia kalon Kryetarit të Degës së Përfitimeve dhe ky i fundit inspektorit të përgjithshëm koordinues, i cili e regjistron në regjistrin e caktuar për këtë qëllim (modeli bashkëlidhur), ia dërgon për nënshkrim Drejtorit të DRSSH-së dhe nëpërmjet zyrës së protokollit i dërgohet me postë DRSSH-së përkatëse. Inspekto i përgjithshëm koordinues ka për detyrë të mbajë protokollin e veçantë të shkresave për verifikim që i adresohen DRSSH-ve.
d) Kur duhen bërë verifikime brenda DRSSH-së, inspektori përpunues kërkesat për verifikim I dorëzon te Kryetarit i Degës së Përfitimeve, i cili ia kalon inspektorit të përgjithshëm koordinues dhe ky i fundit Përgjegjësit të Sektorit të Arkivës, i cili i pasi i regjistron në regjistrin e caktuar i ngarkon verifikuesve detyrën për verifikim, sipas rastit, në arkivën e DRSSH-së, në ASHV-të ose te subjektet që kanë aktivitet brenda territorit të DRSSH-së. Për të gjitha këto veprime, inspektori përpunues, në fletën shoqëruese të dosjes së pensionit, në rubrikën përkatëse, regjistron veprimet që ka kryer dhe i nënshkruan ato. Inspektori përpunues, dosjet me dokumente që janë në proces verifikimi, i mban në pritje të akt verifikimeve.
Ai mban përgjegjësi kur vonesa në caktimin e pensioneve është pasojë e mospërcaktimit të saktë e të plotë të verifikimeve që duhen kryer.
12. Inspektori i përgjithshëm koordinues shkresat për verifikim ia dërgon DRSSH-ve përkatëse edhe në rrugë elektronike.
13. Inspektori i përgjithshëm koordinues i DRSSH-së pritëse, me marrjen e kërkesës për verifikim në rrugë elektronike, vë në dijeni Drejtorin e DRSSH-së dhe ia kalon kërkesat Përgjegjësit të Sektorit të Arkivës, i cili fillon menjëherë procedurat e verifikimit. Kur shkresa përcjellëse e kërkesës për verfikim vjen me postë, inspektori i përgjithshëm koordinues e krahason atë me shkresën e ardhur në rrugë elektronike dhe pas kontrollit si më sipër, e protokollon në protokollin e veçantë të verifikimeve. Pas kryerjes së verifikimit, përgatit shkresën e kthimit të përgjigjes së bashku me akt-verifikimin e kryer, e cila niset me protokoll, zyrtarisht me postë në drejtim të DRSSH-së kërkuese.
14. Inspektori i përgjithshëm koordinues është përgjegjës për:
- koordinimin e të gjitha verifikimeve që kërkohen brenda dhe jashtë DRSSH-së;
- monitorimin e respektimit të afateve të caktuara në këtë rregullore për verifikimet;
- mbajtjen e protokollit të veçantë të kërkesave për verifikim dhe verifikimet e ardhura.
15. Inspektorët verifikues janë përgjegjës për:
15.1 Verifikimin e dokumentacionit sipas procedurave te caktuara ne kapitullin III te kesaj rregulloreje.
15.2 Përpilimin e akt verifikimit vetëm sipas modelit që është pjesë dhe i bashkëlidhet kësaj Rregulloreje. Numri i akteve të kthyera për pasaktësi dhe për mosrespektim të modelit është një tregues për monitorimin e punës së inspektorit verifikues.
15.3 Kryerjen e verifikimit dhe hartimin e akt verifikimit brenda 7 ditëve kalendarike nga dita e marrjes së detyrës për verifikim nga Përgjegjësi i Sektorit të Arkivës. Inspektori verifikues është njëlloj përgjegjës për respektimin e afateve të verifikimit, si për verifikimet e kërkuara nga vetë DRSSH-ja, ashtu edhe nga DRSSH-të e tjera. Rëndësia e këtyre verifikimeve është e njëjtë. Kur akt-verifikimi është kërkuar nga një DRSSH tjetër, afateve të mësipërme u shtohen edhe 6 ditë kalendarike për dërgimin e kërkesës për verifikim dhe kthimin e akt verifikimit me postë. Afatet e kryerjes së verifikimeve janë tregues për monitorimin e punës së inspektorëve verifikues.
15.4 Dorëzimin e akt-verifikimit te Përgjegjësi i Sektorit të Arkivës, kundrejt nënshkrimit të këtij të fundit në regjistrin e mbajtur për këtë qëllim nga Përgjegjësi i Arkivës (modeli bashkëlidhur).
16. DRSSH-ja pritëse, protokollon akt verifikimet, i kalon te Drejtori i DRSSH-së, i cili i adreson tek Inspektori i përgjithshëm koordinues, që i kalon te Kryetari i Degës së Përfitimeve dhe ky i fundit ia dorëzon inspektorit përpunues që ka kërkuar verifikimin. Të gjitha këto veprime pasqyrohen në fletën shoqëruese të dosjes së pensionit, në rubrikat përkatëse për këtë qëllim, duke vendosur datën e duke nënshkruar reciprokisht.
17. Inspektori përpunues inventarizon akt verifikimet në dosjet përkatëse dhe vazhdon procesin e përpunimit të dosjes së pensionit duke ndërmarrë këto veprime:
a) Kur nga verifikimi, dokumentacioni ka rezultuar i rregullt në përputhje me legjislacionin në fuqi, e përfundon procesin ditën e nesërme të marrjes së akt verifikimit/eve.
b) Kur nga verifikimi, dokumentacioni ka rezultuar jo i rregullt, harton shkresën përcjellëse, ku paraqet arsyet e moscaktimit të pensionit, bën shënimet në fletën shoqëruese të dosjes së pensionit, e dërgon shkresën nëpërmjet Kryetarit të Degës së Përfitimeve tek inspektori i përgjithshëm koordinues, për nënshkrim nga Drejtori i DRSSH-së dhe më pas, zyra e prokollit me postë dërgon në ALSSH shkresën dhe kthen dokumentet e paraqitura nga personi i interesuar ose përfaqësuesi i tij me prokurë.
c) Kur gjatë përpunimit nevojitet konsultim, inspektori përpunues kërkon mbledhjen e Degës së Përfitimeve. Dega e Përfitimeve gjatë shqyrtimit bazohet në procedurën dhe rastet për gjykim të parashikuara në aneksin e kësaj rregulloreje dhe pas diskutimit të dosjes e parashtrimit të argumenteve përkatëse, të cilat pasqyrohen në procesverbalin e mbledhjes, merr vendim. Procesverbali mbahet në dy kopje, njëra bëhet pjesë e dosjes dhe inventarizohet dhe tjetra mbahet nga Kryetari i Degës së Përfitimeve. Inspektori përpunues është i detyruar që të zbatojë këtë vendim dhe vendimi si pjesë e dosjes inventarizohet.
18. Inspektori përpunues, pas përfundimit të llogaritjes së pensionit, plotëson:
- vendimin e caktimit të pensionit;
- fletën e llogaritjes së pensionit;
- fletën e kartelizimit të programit të pensioneve;
- kartelën financiare;
- urdhër-pagesën;
- librezën e pensionit;
- vendimin e shkurtuar;
- formularin me 36 pagat.
Dosja e pensionit e plotësuar edhe me dokumente si më sipër dhe e inventarizuar plotësisht, i dorëzohet Kryetarit të Degës së Përfitimeve. Të gjitha këto veprime pasqyrohen në fletën shoqëruese të dosjes së pensionit në rubrikat përkatëse duke shënuar emër, mbiemër, datë dhe duke nënshkruar reciprokisht.
19. Kryetari i Degës së Përfitimeve kontrollon dhe është përgjegjës për procedurat dhe nëse i gjen ato të respektuara, nënshkruan në rubrikën përkatëse të vendimit të caktimit të pensionit dhe të urdhër pagesës. Dosja i dorëzohet Kryetarit të Degës së Financës kundrejt nënshkrimit dhe duke vendosur datën e dorëzimit në fletën shoqëruese të dosjes së pensionit.
20. Kryetari i Degës së Financës dhe në mungesë të tij, personi i ngarkuar me të drejtë firme, pasi bën kontrollin sipas rregullave financiare në fuqi, nënshkruan vendimin e caktimit të pensionit, kontrollon të dhënat në kartelën financiare nëse janë të sakta dhe të njëjta me urdhër pagesën dhe i nënshkruan ato. Dosja i dorëzohet Kryetarit të Degës së Informatikës kundrejt nënshkrimit dhe duke vendosur datën e dorëzimit në fletën shoqëruese të dosjes së pensionit.
21. Dega e Informatikës i vendos numrin dosjes së pensionit dhe mbështetur në vendimin e caktimit të pensionit, në fletën e kartelizimit dhe në urdhër-pagesë, regjistron të dhënat në programin e kartelizimit dhe në programin "exel" të postave paguese. Operatori që kryen veprimet e mësipërme shënon emrin e tij në fletën e kartelizimit dhe e nënshkruan atë.
22. Drejtori i DRSSH-së, pasi kontrollon procedurat, nënshkruan vendimin e caktimit të pensionit, urdhër-pagesën dhe ia kalon atë Degës së Financës, për veprime të mëtejshme.
23. Urdhër-pagesa e vulosur dhe e shoqëruar me shkresë përcjellëse të sigluar nga Kryetari I Degës së Financës dhe të nënshkruar nga Drejtori i DRSSH-së, me protokoll të veçantë ose me postë, I dërgohet filialit/degës së Postës Shqiptare sh.a, e cila në bazë të akt-marrëveshjes ia kalon qendrave paguese brenda 24 orëve.
24. Një kopje e shkresës përcjellëse të urdhër-pagesave, drejtuar postës (modeli bashkëlidhur) I dërgohet edhe ALSSH-ve përkatese, të cilat bëjnë regjistrimet në regjistrin e kërkesave për pension dhe e afishojnë atë në një vend të dukshëm.
25. Dega e Financës, pas kryerjes së veprimeve të mësipërme, dosjen e pensionit e dërgon tek inspektori i regjistrit themeltar, i pozicionuar në mjediset e Arkivës, i cili bën regjistrimet përkatëse.
26. Arkivisti kontrollon dokumentet me fletën e inventarit të përpiluar nga inspektori përpunues dhe kur e gjen të rregullt e vendos në vendin përkatës në Arkivë, duke zbatuar të gjitha rregullat sipas legjislacionit në fuqi për Arkivat.