Informacioni dhe komunikimi, si bëhet “spiunimi” në administratë
Titullarët e njësive publike miratojnë dhe vënë në funksionim sisteme informacioni dhe komunikimi, që sigurojnë: 1) identifikimin, mbledhjen dhe përhapjen e një informacioni të vërtetë dhe të besueshëm në një format të përshtatshëm brenda afateve të duhura, duke bërë të mundur që çdo punonjës të marrë përsipër përgjegjësitë përkatëse; 2) një komunikim efektiv si vertikal, ashtu edhe horizontal në të gjitha nivelet e hierarkisë së njësisë; 3) ngritjen dhe zhvillimin e një sistemi të përshtatshëm të informacionit për menaxhimin e njësisë që ka si qëllim shpërndarjen e udhëzimeve dhe urdhrave të qarta dhe të sakta për rolet e çdo punonjësi të përfshirë në menaxhimin financiar dhe kontrollin; 4) ngritjen e një sistemi për dokumentimin dhe qarkullimin e dokumenteve që përmbajnë rregullat për përgatitjen, formatimin, lëvizjen, përdorimin dhe arkivimin e dokumenteve, në bazë të rregullave të nxjerra nga ministri i Financave; 5) dokumentimin e të gjitha këtyre veprimtarive, proceseve dhe transaksioneve me qëllim që të sigurohet gjurma e duhur e auditimit për vijueshmërinë dhe monitorimin; 6) ngritjen e një sistemi deklarimi efikas dhe të përpiktë duke përfshirë nivelet dhe afatet për deklarimin, llojet e deklaratave që i dorëzohen menaxhimit, format e deklaratave për rastet e zbulimit të gabimeve, të parregullsive, të abuzimit, të mashtrimit ose të përvetësimit.
Veprimtaritë e kontrollit, fushat dhe sektorët që mbulon ligji
Titullarët e njësive të sektorit publik miratojnë veprimtaritë e kontrollit, përfshirë procedurat dhe politikat e shkruara, të përgatitura për të dhënë siguri të arsyeshme që risqet janë kufizuar brenda kufijve të pranueshëm, të përcaktuara gjatë procesit të menaxhimit të riskut. Veprimtaritë e kontrollit duhet të jenë të përshtatshme dhe kostoja e zbatimit të tyre nuk tejkalon përfitimet e pritshme. Veprimtaritë e kontrollit përmbajnë, minimalisht: a) procedurat dhe autoritetin për delegimin, transferimin dhe regjistrimin e autorizimit standard dhe të rasteve të veçanta; b) ndarjen e detyrave në fushën e dhënies së autorizimit në atë formë në mënyrë që i njëjti punonjës të mos jetë përgjegjës në të njëjtën kohë për propozimin, miratimin, zbatimin, kontabilitetin dhe kontrollin sipas udhëzimit të ministrit të Financave; c) sistemin e dy nënshkrimeve, i cili nuk lejon që angazhimi financiar të kryhet pa marrë nënshkrimet e nëpunësit autorizues dhe të nëpunësit zbatues të njësisë; d) sistemin e dy nënshkrimeve, i cili nuk lejon që pagesa të kryhet pa marrë nënshkrimet e nëpunësit autorizues dhe të nëpunësit zbatues të njësisë apo të nëpunësve të deleguar prej tyre; e) të drejtat për përdorimin e aktiveve dhe të informacionit të njësisë, dhe mbrojtjen e aktiveve; f) procedurat për kontabilizimin e plotë, të saktë, të rregullt dhe në kohe të të gjitha transaksioneve në përputhje me udhëzimet e MF-së; g) procedurat për raportimin, mbikëqyrjen, vlerësimin e eficiencës dhe të efektivitetit të veprimtarive; h) procedurat e monitorimit; i) rregullat për menaxhimin e burimeve njerëzore; j) rregullat për dokumentimin e të gjitha transaksioneve dhe të veprimtarive që lidhen me mbarëvajtjen e njësisë; k) rregullat për garantimin e ruajtjes së informacionit dhe të aktiveve të njësisë. Veprimtaritë e kontrollit që jepen në pikën 3, të këtij neni, janë kontrolle para faktit dhe pas faktit. Përjashtimisht, kontrollet para faktit për proceset apo transaksionet e punës që gjykohen si më të ekspozuara ndaj risqeve të mëdha, mund të ushtrohen nga kontrollorët financiarë apo persona të tjerë, të caktuar nga nëpunësi autorizues. Termat dhe procedurat e ushtrimit të kontrolleve para faktit dhe pas faktit miratohen nga titullarët e njësive publike, në përputhje me udhëzimet e ministrit të Financave. Kontrollet pas faktit nuk kryhen nga personat përgjegjës apo personat që marrin pjesë në kontrollet para faktit. Kontrolli pas faktit ushtrohet, gjithashtu, nga audituesit e brendshëm dhe të jashtëm, inspektorët financiarë publikë, që rregullohen me ligje të veçanta.
e
21 Maj 2010